Het jaarverslag van de interne dienst voor preventie en bescherming op het werk (IDPBW) is geen administratieve bijzaak. Het is een wettelijk verplicht document dat tegelijk een scherp instrument kan zijn om het preventiebeleid te evalueren, te onderbouwen en bij te sturen. De Algemene Directie Toezicht op het Welzijn op het Werk (AD TWW) van de FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg stelt hiervoor modelformulieren ter beschikking. De nieuwe modelformulieren zijn beschikbaar.
Wettelijk kader: wat moet, moet (maar niet meer dan dat)
De verplichting tot het opstellen van een jaarverslag is vastgelegd in de Codex over het welzijn op het werk. Concreet moet de preventieadviseur jaarlijks rapporteren over de werking van de interne dienst, met een vaste inhoud zoals bepaald in bijlage II.1-3 van de Codex.
De Algemene Directie Toezicht op het Welzijn op het Werk (AD TWW) stelt hiervoor drie modelformulieren ter beschikking, die via de Federale Overheidsdienst Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg worden verspreid.
Een belangrijke nuance sinds enkele jaren: het jaarverslag moet niet langer automatisch worden doorgestuurd naar de inspectie. Het volstaat dat de werkgever het document ter beschikking houdt. “Uit het zicht” betekent echter niet “zonder belang”: bij controle moet het verslag onmiddellijk kunnen worden voorgelegd.
Welk formulier gebruik je? A, B of C
De keuze van het juiste formulier hangt af van de organisatie van de interne dienst:
- Formulier A is bedoeld voor werkgevers met één interne dienst zonder afdelingen.
- Formulier B geldt wanneer de interne dienst is opgesplitst in afdelingen, bijvoorbeeld bij meerdere technische bedrijfseenheden met afzonderlijke comités.
- Formulier C is bestemd voor een gemeenschappelijke interne dienst van meerdere werkgevers.
Twijfel hierover is geen detail. Een verkeerd formulier leidt niet alleen tot onvolledige informatie, maar kan ook vragen oproepen over de structuur van de preventieorganisatie zelf.
De verklarende nota: eigenlijk verplichte lectuur (ja, echt)
Bij de formulieren hoort een uitgebreide verklarende nota die per rubriek toelicht wat precies wordt verwacht. Dat document kan helpen om interpretatiefouten te vermijden. Zo worden onder meer verduidelijkt:
- hoe het aantal werknemers correct moet worden berekend (inclusief deeltijdsen, stagiairs en leerlingen);
- hoe arbeidsongevallen statistisch moeten worden verwerkt;
- welke preventiemaatregelen minimaal moeten worden opgenomen;
- hoe psychosociale interventies anoniem en correct worden gerapporteerd.
Wie de nota overslaat, loopt het risico een ogenschijnlijk netjes ingevuld formulier af te leveren dat inhoudelijk toch mank loopt. En als de inspectie dat ziet, dan heb je kans dat er een héél grondige doorlichting volgt; want waar rook is…
Van invuloefening naar beleidsinstrument
Het jaarverslag wordt nog te vaak herleid tot een administratieve checklist. Dat is jammer, want het document leent zich perfect tot reflectie:
- Welke risico’s keren jaar na jaar terug?
- Waar blijven arbeidsongevallen of psychosociale meldingen hardnekkig aanwezig?
- Welke preventiemaatregelen zijn meer dan goede bedoelingen op papier?
De rubriek over maatregelen inzake arbeidsveiligheid is daarbij veelzeggend. Idealiter plaats je hier geen holle slogans, maar concrete acties, inclusief psychosociale preventie. Stresspreventie mag dus expliciet worden benoemd; een subtiele, maar belangrijke verschuiving die het preventiedenken verbreedt.
Praktische tips uit het werkveld
Enkele aandachtspunten die in de praktijk het verschil maken:
- Werk doorheen het jaar: gebruik maand- of kwartaalverslagen als bouwstenen voor het jaarverslag. December is geen goed moment om alles te reconstrueren.
- Betrek het comité (wat sowieso verplicht is): het verslag is een ideaal gespreksonderwerp om cijfers en acties te duiden, niet enkel om ze te “melden”.
- Gebruik cijfers als startpunt, niet als eindpunt: statistieken over ongevallen of interventies zijn pas waardevol als ze leiden tot gerichte acties in het jaaractieplan.
Tot slot: wat zegt jouw jaarverslag over je preventiecultuur?
Het jaarverslag 2025 is juridisch gezien een verplicht document. Inhoudelijk is het een spiegel. Niet alleen voor de interne dienst, maar voor de organisatie als geheel. De vraag is dus minder of het verslag “af” is, maar wel of het iets vertelt over hoe preventie wordt aangepakt: reactief of systematisch, versnipperd of doordacht.
Wie dat spanningsveld durft te benoemen, haalt uit het jaarverslag meer dan compliance. En laat dat nu net zijn waar preventieadviseurs het verschil kunnen maken.
