Een teamleader die zijn eigen fietsregistraties herhaaldelijk van “auto” naar “fiets” omzette voor een beperkte vergoeding, mag worden ontslagen om dringende reden, ook al genoot hij als niet-verkozen kandidaat bij de sociale verkiezingen bijzondere ontslagbescherming. Dat oordeelde de arbeidsrechtbank Gent, afdeling Kortrijk, op 18 februari 2026. Voor preventieadviseurs en HR is dit vonnis vooral leerrijk omwille van de manier waarop het tot stand kwam: het toont hoe je een intern fraudeonderzoek bewijswaardig en proportioneel opbouwt, en hoe de nieuwe Wet Private Opsporing daarbij begint mee te spelen.
Een leidinggevende paste maandenlang zijn eigen fietsdagen aan
In het distributiecentrum gold een fietsbeleid: wie op jaarbasis minstens 50% van de woon-werkverplaatsingen met de fiets aflegt, krijgt een fietsvergoeding. Elke fietsdag wordt geregistreerd in een Excel-bestand. De teamleader had daar toegang toe om de dagen van zijn dertigkoppige team in te voeren, maar zijn eigen dagen moesten volgens de policy door zijn directe leidinggevende worden geregistreerd.
Toen bleek dat hij in dat bestand herhaaldelijk een “0” (geen fiets) omzette naar een “1” (wel fiets) voor zijn eigen verplaatsingen, opende de werkgever een onderzoek. Voor 2, 3 en 9 oktober toonden badgegegevens van de fietsenstalling en camerabeelden aan dat hij met de wagen was gekomen. De correcties gebeurden bovendien dagen of weken na de betrokken werkdag. Zijn verweer (vergissingen, werkdruk en een onhandig Excel-bestand met niet-vastgezette kolommen) achtte de rechtbank ongeloofwaardig, mede omdat interne getuigenissen bevestigden dat de kolommen wél vaststonden.
De rechtbank aanvaardde het bewijs omdat het onderzoek stapsgewijs en gericht verliep
Het onderzoek startte met een intern signaal (onverklaarbare wijzigingen in één bestand), waarna de Excel-wijzigingen werden gekruist met badge-logs en tijdsregistratie. Pas voor drie nabije data waarover nog camerabeelden beschikbaar waren, werd die zwaardere bron geraadpleegd. De rechtbank kwalificeerde dit uitdrukkelijk als gerichte verificatie van reeds gesignaleerde inconsistenties, en niet als een “fishing expedition”.
Daarin zit de eerste praktijkles. De bewijskracht lag niet in één bron, maar in de samenloop: Excel-log, badgedata, camerabeelden en de chronologie wezen allemaal dezelfde richting uit. Een dossier dat op één spoor steunt, is kwetsbaar. Convergente, onafhankelijke bronnen dragen gewicht, zeker wanneer de intrusiviteit van de methode pas toeneemt naarmate de signalen dat verantwoorden.
Sinds mei 2024 valt intern recherchewerk onder de Wet Private Opsporing
De Wet Private Opsporing van 18 mei 2024 verving de detectivewet van 1991 en breidde het kader uit naar onder meer forensic accounting en IT-forensics. Wie binnen een onderneming gericht onderzoek doet naar mogelijk wangedrag van een medewerker, kan onder de vergunnings- en identificatiekaartplicht van die wet vallen. Dit is nieuw terrein, en veel werkgevers zijn er nog niet mee vertrouwd.
De werknemer betwistte op die grond de bewijswaarde van het compliance-onderzoek. De rechtbank verwierp dat bezwaar: de interne dienst beschikte over een voorlopige vergunning (artikel 177 WPO) en viel onder de tijdelijke vrijstelling voor de identificatiekaart. Een belangrijk detail voor de praktijk is dat de rechtbank vaststelde dat de kernbewijzen (Excel-log, badge-exports, camerabeelden) los van de vergunningskwestie bestonden, zodat er sowieso geen grond tot bewijsuitsluiting was. Voor wie intern onderzoek laat uitvoeren, is dit het signaal om na te gaan of de eigen dienst of de ingehuurde partner in orde is met de WPO. Een onregelmatigheid op dat punt kan een verder sluitend dossier alsnog ondergraven.
De rechtbank wees zelf op de zwakke plek in het controlesysteem
De rechtbank omschreef de zaak als “klein geritsel” dat bovendien eenvoudig vermeden had kunnen worden. Ze benoemde twee concrete tekortkomingen in het systeem: de betrokkene kon zijn eigen registratie inzien en wijzigen in hetzelfde bestand als dat van zijn team, en er was geen verbod om de fiets buiten de gebadgede stalling te plaatsen. Een aparte registratie, enkel toegankelijk voor de directe overste, had de manipulatie onmogelijk gemaakt.
Dat is preventiewerk in de zuiverste vorm. Het ontwerp van het proces creëerde de gelegenheid. Een controlesysteem dat de te controleren persoon toegang geeft tot zijn eigen gegevens, nodigt uit tot precies wat hier gebeurde; de spreekwoordelijke kat bij de melk zetten.
Een beperkt voordeel woog niet op tegen de voorbeeldfunctie
De fietsvergoeding ging om kleine bedragen. Toch oordeelde de rechtbank dat de vertrouwensbreuk volstond voor een ontslag om dringende reden. Doorslaggevend was dat de betrokkene een leidinggevende functie uitoefende en dat de manipulatie een persoonlijk financieel belang diende. Wie niet te vertrouwen is bij kleine aspecten van de arbeidsrelatie, zo redeneert de rechtbank, kan dat evenmin wanneer hem grotere verantwoordelijkheid wordt toevertrouwd. Vier jaar dienst met een vlekkeloos verleden bood geen tegengewicht.
Wat je hieruit kunt meenemen voor je eigen praktijk
- Toets je registratie- en controlesystemen op gelegenheidsfraude: kan iemand zijn eigen gegevens inzien of wijzigen? Scheid invoer en controle.
- Bouw een onderzoeksdossier op uit meerdere onafhankelijke bronnen die elkaar bevestigen, en documenteer de chronologie van de vaststellingen.
- Escaleer de intrusiviteit van onderzoeksmethoden in functie van de signalen, en begin met de minst ingrijpende bron.
- Ga na of je interne onderzoeksdienst of externe partner voldoet aan de Wet Private Opsporing (vergunning, identificatiekaart).
- Respecteer bij beschermde werknemers de strikte vormvereisten van de wet van 19 maart 1991: aangetekende kennisgeving aan de werknemer én de voordragende organisatie binnen drie werkdagen, en een tijdig verzoekschrift bij de voorzitter.
Slot
Het vonnis bevestigt dat ook een beperkt bedrag een dringende reden kan dragen wanneer het vertrouwen fundamenteel geraakt is, zeker bij een leidinggevende. Even bruikbaar is de procedurele les: een degelijk onderzoek en een doordacht controleproces bepalen of een werkgever zo’n zaak overeind houdt. De vraag voor je eigen organisatie is of je registratiesystemen en procedures vandaag bestand zouden zijn tegen dezelfde toets.
