Een tekortschietende onboardingprocedure is niet alleen een gemiste kans voor HR; het is een veiligheidsrisico. Dat is de centrale vaststelling van het eindwerk van Kris Colemont, preventieadviseur bij gemeente en OCMW Diepenbeek. Op basis van een analyse van arbeidsongevallen, interne bevragingen en een grondige studie van de Codex Welzijn op het Werk bouwde hij een vernieuwd onboardingproces dat preventie structureel integreert in de inwerkperiode voor alle functieprofielen, van administratief medewerker tot zorgkundige, van leerkracht tot technisch werknemer. Maar de meest opmerkelijke bevinding zit elders: leidinggevenden wisten vaak niet dat het onthaal van nieuwe medewerkers ook hun wettelijke taak is.
Onboarding als veiligheidsrisico: wat de data vertellen
Diepenbeek is een middelgrote Limburgse gemeente met bijna 490 medewerkers verspreid over vijf sectoren en tientallen werkplekken: van het gemeentehuis over de technische dienst tot thuiszorg en basisonderwijs. Dat maakt het een interessante testcase voor elke preventieadviseur die met diversiteit van functies en risico’s te maken heeft.
Colemont analyseerde de arbeidsongevallen van 2019 tot 2024 en bekeek daarbij specifiek de anciënniteit van de betrokken medewerkers. De bevinding is veelzeggend: een aanzienlijk deel van de arbeidsongevallen deed zich voor bij medewerkers met minder dan een jaar dienst. Jobstudenten en artikel 60’ers zijn oververtegenwoordigd, met als meest voorkomende oorzaken het tillen van lasten, uitglijden en verkeerde lichaamshoudingen. De letsels zijn overwegend rugletsels, verstuikingen en inwendige letsels; precies de aandoeningen die door gerichte instructies voorkomen hadden kunnen worden.
De conclusie is direct: de huidige onboardingprocedure bood onvoldoende garanties om nieuwe medewerkers tijdig en effectief bewust te maken van de risico’s verbonden aan hun functie. Dat is geen aanwijzing voor kwade wil, maar voor structurele lacunes in informatieoverdracht en begeleiding.
88% weet dat ze een preventierol hebben, maar niet wat die inhoudt
Naast de ongevallenanalyse bevroeg Colemont ook de leidinggevenden zelf. Van de 33 aangeschreven leden van de hiërarchische lijn namen er 25 deel (76%). Op de vraag of ze zich bewust zijn van hun rol in het preventiebeleid antwoordde 88% bevestigend. Een geruststellend cijfer op het eerste zicht.
Tot de tweede vraag volgde. De leidinggevenden kregen veertien concrete taken voorgelegd, gebaseerd op artikel I.2-11 van de Codex Welzijn op het Werk. Per taak moesten ze aangeven of die al dan niet tot hun verantwoordelijkheid behoort. Het resultaat toont een scherp contrast met de eerste vraag: slechts twee van de veertien taken werden door meer dan 90% correct herkend. Bij taken als “advies verlenen over het gebruik van chemische agentia” (48%) en “effectieve controle uitoefenen op arbeidsmiddelen en beschermingsmiddelen” (52%) lagen de scores beduidend lager. Twee van de vijfentwintig deelnemers beantwoordden minder dan zes van de veertien vragen juist.
Anders gezegd: de leidinggevenden weten iéts van hun preventierol, maar de concrete operationalisering – wat ze precies moeten doen, wanneer, en voor wie – is onduidelijk. Dat is een klassiek risico in het welzijnsbeleid. Globaal bewustzijn vertaalt zich zelden automatisch in concreet gedrag. Zonder specifieke opleiding en heldere kaders blijft de preventierol een intentie zonder inhoud.
Wat de Codex zegt, en wat de praktijk toont
De wettelijke basis is helder. Artikel I.2-11 van de Codex Welzijn op het Werk legt de leidinggevende de verplichting op het onthaal van elke beginnende werknemer te organiseren en een ervaren begeleider aan te duiden. Het betrokken lid van de hiërarchische lijn tekent daarvoor een document waaruit blijkt dat de nodige instructies en inlichtingen over welzijn op het werk zijn verstrekt. Artikel I.2-15 maakt duidelijk dat de werkgever die organisatie kan toewijzen aan een lid van de hiërarchische lijn, maar dat daarmee ook de verantwoordelijkheid bij die persoon ligt.
De praktijk in Diepenbeek was een andere. Het onthaal spitste zich toe op het arbeidsreglement, tijdregistratie en hospitalisatieverzekering. Preventiegerelateerde informatie kwam minder systematisch aan bod. Uit de bevraging bij medewerkers die in dienst kwamen tussen januari 2024 en april 2025 bleek dat 12% helemaal geen mondelinge toelichting ontving. Van degenen die wel een toelichting kregen, werd ergonomie bij heffen en tillen slechts in 43% van de gevallen behandeld, evacuatieprocedures in 48%, en de verantwoordelijkheden van leidinggevenden slechts in 33%. Slechts 4% van de nieuwe medewerkers kreeg een peter of meter toegewezen, terwijl 44% van de bevraagden dit als een meerwaarde zou beschouwen.
De oplossing: een onboardingmatrix als beleidsinstrument
Het antwoord van Colemont is geen stapel nieuwe procedures, maar een geïntegreerd instrument: de onboardingmatrix. Die koppelt functieprofielen aan specifieke opleidingsmodules, verantwoordelijke diensten, en tijdsvensters voor uitvoering. De matrix geeft per functieprofiel aan welke informatie uiterlijk vóór de startdatum (code A), op de eerste dag (code B), in de eerste week (code C), of binnen de eerste drie weken (code D) aan bod moet komen.
Bijzondere doelgroepen zoals jobstudenten, vrijwilligers, stagiairs en artikel 60’ers zijn in de matrix opgenomen, elk met een eigen aanpak. Voor artikel 60’ers die bij een externe werkgever tewerkgesteld worden, ontwikkelde Colemont een aparte steekkaart die de maatschappelijk werker helpt om het onthaal veilig en conform de codex te organiseren, ook al is de OCMW-dienst zelf niet de uitvoerende werkgever.
Naast de matrix werden vier concrete steekkaarten uitgewerkt:
- Een registratiedocument voor het onthaal, te ondertekenen door werknemer, leidinggevende, HR en preventie
- Een steekkaart voor de dienst Preventie – Noodplanning met de kernelementen van hun onthaalmoment
- Een steekkaart met de wettelijke verantwoordelijkheden van de hiërarchische lijn in het preventiebeleid
- Een specifieke onthaalsteekkaart voor artikel 60’ers op externe werkplaatsen
Wat dit betekent voor HR en preventieadviseurs
Het eindwerk van Colemont is in de eerste plaats een praktijkcase uit de lokale overheid. Maar de mechanismen die hij blootlegt, zijn organisatie-agnostisch. In veel organisaties is het onthaal van nieuwe medewerkers een gedeelde verantwoordelijkheid die in de praktijk toebehoort aan niemand in het bijzonder. HR regelt de administratie. De preventiedienst geeft een rondleiding. De leidinggevende legt uit hoe het koffiemachientje werkt. En de specifieke risico’s van de functie komen aan bod wanneer er tijd voor is, wat betekent: zelden.
De aanpak van Colemont biedt een aantal overdraagbare bouwstenen:
- Analyseer arbeidsongevallen op anciënniteit. Als u nog niet weet welk aandeel van uw arbeidsongevallen bij medewerkers met minder dan een jaar dienst plaatsvond, zoek dat nu op. Het antwoord zal u sturen.
- Test het bewustzijn van uw leidinggevenden. Niet of ze weten dat ze een preventierol hebben, maar wat die rol concreet inhoudt. Gebruik de veertien taken uit artikel I.2-11 van de Codex als meetlat.
- Bouw een onboardingmatrix op maat. Koppel functieprofielen aan specifieke preventie-informatie, leg verantwoordelijkheden vast en maak timing afdwingbaar. Een matrix zonder tijdscodes is een wensenlijst.
- Maak het onthaal multidisciplinair. HR, leidinggevende en preventiedienst leveren elk een bijdrage. Leg vast wie wat doet, en zorg voor een registratiedocument met handtekeningen. De Codex vereist dat; het maakt de verantwoordelijkheid ook zichtbaar.
- Vergeet het bestaande personeel niet. Een vernieuwd onboardingproces lost niets op voor wie al in dienst is. Een inhaalbeweging met gerichte sensibiliseringssessies is geen bijkomstigheid maar een noodzakelijke stap.
Een organisatieoverschrijdende les
Een opvallende observatie in het eindwerk verdient extra aandacht: tijdens de uitvoering van het project bleek dat meerdere diensten al bezig waren met het ontwikkelen van onderdelen van een onboardingproces, zonder van elkaars initiatieven op de hoogte te zijn. De preventiedienst, HR, en verschillende sectorcoördinatoren werkten parallel, zonder verbindend kader.
Dit fenomeen is herkenbaar in veel organisaties. Het onboardingproces is te breed om door één dienst alleen gedragen te worden, maar te versnipperd om goed te werken zonder coördinatie. De preventieadviseur als verbindende schakel (iemand die de wettelijke vereisten kent, de risico’s per functieprofiel begrijpt en de samenwerking tussen HR en lijn kan faciliteren) is in dat opzicht niet alleen een wettelijke rol, maar een strategisch noodzakelijke.
Tot slot
Het eindwerk van Kris Colemont laat zien dat een degelijk onboardingproces niet begint bij een welkomstbrochure of een rondleiding, maar bij een grondige analyse van risico’s, een eerlijk beeld van wat leidinggevenden al weten en nog niet weten, en een matrix die verantwoordelijkheden expliciet maakt. De vraag is niet of uw organisatie dat heeft, maar of u het kunt aantonen. De Codex Welzijn op het Werk verwacht dat u dat kunt.
Wil je meer lezen? Je kunt het eindwerk opvragen bij het AP – Veiligheidsinstituut door een mail te sturen naar veiligheidsinstituut@ap.be.
