De Codex over het welzijn op het werk legt voor een handvol documenten een harde bewaartermijn vast en zwijgt over de rest. De arbeidsongevallensteekkaart moet minstens tien jaar bewaard blijven, het register van asbestblootstelling veertig jaar na het einde van de blootstelling. Voor het globaal preventieplan, het jaaractieplan, het jaarverslag van de interne dienst en het onthaaldocument staat er geen enkel getal. Wie die documenten beheert, bepaalt de termijn zelf en moet die keuze kunnen verantwoorden.
Concrete termijnen staan verspreid over de Codex, telkens bij het onderwerp zelf
Artikel II.1-6, §1, 1°, h) belast de preventieadviseur met het bijhouden van de nodige documentatie. Bijlage II.1-1 omschrijft die documentatie ruim: de welzijnsreglementering, de wettelijk voorgeschreven documenten en de documenten die de organisatie zelf opstelde. Wat u moet bijhouden, staat er dus. Hoelang, dat staat er niet.
De termijnen die er wel zijn, staan telkens bij het onderwerp waar ze bij horen:
- Arbeidsongevallensteekkaart: ten minste tien jaar (art. I.6-12);
- Lijsten van het gezondheidstoezicht: ten minste vijf jaar vanaf de opstelling (art. I.4-8);
- Register asbestblootstelling: veertig jaar na het einde van de blootstelling (art. VI.3-30);
- Monsterneming en laboratoriumanalyse van chemische agentia: ten minste vijf jaar (art. VI.1-54 en VI.1-56);
- Resultaten van controles van arbeidsmiddelen: een gepaste tijd (art. IV.2-14).
Let op de precieze verwijzing. Artikel I.4-5 regelt het opstellen van de lijsten van het gezondheidstoezicht, de bewaartermijn staat in artikel I.4-8.
Geen wettelijke termijn is geen vrijbrief om te vernietigen
Oude versies van het globaal preventieplan, het jaaractieplan of het jaarverslag mogen niet zomaar weg. Ze blijven nodig om de ontwikkeling van het preventiebeleid te reconstrueren, om aan te tonen welke risico’s op een bepaald moment bekend waren, en om adviezen van het CPBW te documenteren.
De looptijd van een document valt bovendien niet samen met de bewaartermijn. Een globaal preventieplan geldt vijf jaar. Dat het na die vijf jaar vernietigd moet worden, staat nergens.
De interne dienst moet weten waar de documenten zijn, ook wanneer ze elders liggen
Voor veel algemene welzijnsdocumenten schrijft de Codex geen drager of bewaarplaats voor. Papier en digitale bewaring kunnen allebei, en de documenten hoeven niet in het kantoor van de preventieadviseur te liggen. De interne dienst moet hun taak wel kunnen uitvoeren, en dat vraagt een betrouwbaar overzicht: wie beheert het document, waar staat het, welke versie geldt, wie heeft toegang.
Het onthaaldocument kan operationeel bij de afdeling zelf zitten, terwijl artikel II.1-6, §1, 6° het bijhouden bij de interne dienst legt. Leg die afspraken schriftelijk vast, met daarbij wie beslist over vernietiging. Voor het asbestregister ligt de bewaarplaats wel vast: de hoofdzetel van de afdeling belast met het medisch toezicht (art. VI.3-30).
Zodra een document persoonsgegevens bevat, wordt de termijn ook een bovengrens
De AVG kent het beginsel van opslagbeperking. Persoonsgegevens mogen niet langer identificeerbaar bewaard worden dan nodig is voor het doel waarvoor ze verwerkt worden. Een termijn in jaren legt de verordening zelden op. De organisatie bepaalt die zelf, en documenteert daarbij het doel, de rechtsgrond en, bij gezondheidsgegevens, de uitzondering op het verwerkingsverbod.
Die intern vastgelegde termijn wordt vervolgens de normale verwijderdeadline. Langer bewaren kan, wanneer daar een concrete en aantoonbare reden voor is: een lopend onderzoek, een geschil, een aangifte. “Misschien hebben we het ooit nog nodig” daarentegen, dat telt niet als reden.
Een bespreking in het CPBW documenteert de keuze en helpt bij de verantwoording. Het advies maakt de termijn echter niet per definitie AVG-conform. De werkgever blijft verwerkingsverantwoordelijke, dus stem termijnen voor persoonsgegevens ook af met de functionaris voor gegevensbescherming.
Lees ook: Een blik in het medisch dossier... en in het tuchtrechtelijk duister
Een documentregister zet de bewaartermijn om in een beheersregel
Leg per documenttype vast:
- Rechtsgrond en doel;
- Soort persoonsgegevens: geen, gewone of bijzondere categorie;
- De termijn zelf, wettelijk of intern gemotiveerd;
- Het startpunt van die termijn;
- De beheerder, de bewaarplaats en wie toegang heeft;
- De actie op het einde: vernietigen, anonimiseren of gemotiveerd verlengen;
- Welke uitzonderingen de termijn opschorten.
Het startpunt wordt daarbij vaak vergeten. Datum van opstelling, einde van de blootstelling en datum van het ongeval leveren heel verschillende vervaldata op.
Digitaliseren verandert de termijnen niet. Het verandert wel het risico: een doorzoekbare gedeelde map verspreidt gevoelige informatie potentieel ruimer dan een afgesloten papieren archief.
De Codex geeft u een termijn voor een aantal van uw documenten. Voor de rest geldt een andere norm: u moet kunnen uitleggen waarom een document er nog is. Zolang het er is, beschermt u het. Wanneer die reden vervalt, verwijdert u het. Welke termijn hanteert uw organisatie vandaag bijvoorbeeld voor het EHBO-register?
Wekelijks een persoonlijk essay plus het artikeloverzicht in je mailbox? Schrijf je in via onderstaande link.
